Conservazione a lungo termine

Conservazione a lungo termine

Alfresco e Sinekarta

Conservazione a lungo termine:
soluzione Alfresco-Sinekarta

La conservazione a lungo termine, come specificato dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”, definisce le linee guida per la gestione del processo di dematerializzazione degli atti (analogici/digitali) e la conservazione di documenti informatici attraverso la memorizzazione in supporti idonei, concludendosi con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

Per implementare la conservazione a lungo termine, secondo la normativa vigente, una soluzione esclusivamente basata sul software non basta. E’ necessario affidarsi a figure professionali specializzate che forniscano un adeguato supporto tecnico e di conoscenza della normativa vigente.

Il servizio di conservazione a lungo termine che ho sviluppato è basato sulla piattaforma Alfresco (sistema DMS open source), integrato con la soluzione Sinekarta e consente la trasformazione di qualsiasi documento in PDF/A ed apporre la firma digitale basata su smartcard o su token USB. Si potrà in questo modo attivare un sistema conforme alla normativa italiana riguardante la conservazione a lungo termine.

L’architettura di un sistema basato su Alfresco/Sinekarta è estremamente semplice.

  • Dal lato server è necessario avere installato Alfresco e Sinekarta. Il server non necessita di hardware particolare, può anche essere un server Linux.
  • Il server deve essere connesso alla rete (intranet o internet) per permettere ad un computer di connettersi tramite browser (è possibile utilizzare qualsiasi browser si desideri, non ci sono vincoli a riguardo).
  • Non è necessario avere un computer super-potente, basta che abbia un browser e sul quale ci sia installato l’Adobe Acrobat Reader per leggere i PDF.

Struttura logica processo

La persona che intende firmare il documento deve possedere la smartcard con la firma digitale oppure l’analogo token USB. Per eseguire la firma digitale il documento viene prima di tutto convertito in PDF/A, un formato che non può contenere macroistruzioni ne codici eseguibili. La firma viene applicata sempre lato server, il documento non deve essere scaricato sul computer per potere essere firmato.

Sinekarta applica la firma nel formato PAdES, ovvero la applica al documento PDF/A senza alterarne la possibilità di essere visualizzato (a differenza del formato .p7m che necessità di estrazione del documento originale) . Il documento firmato con sinekarta rimane quindi un PDF/A il cui originale risiede nel server Alfresco. Dal server può essere scaricato e copiato a piacere.

La verifica che la firma sia stata apposta correttamente può essere fatta tramite qualsiasi Adobe Acrobat Reader; non è necessario avere installato software particolari. Qualsiasi persona che riceve il documento PDF/A firmato può verificare la validità della firma.

Il documento così prodotto da sinekarta è quello che la normativa definisce documento informatico.

L’estrema semplicità del processo identifica la forza della soluzione, basata su un progetto open source, la cui licenza è la GNU GPL v3; ciò significa che non ci sono licenze da acquistare e rinnovare negli anni.

Gli unici costi per l’Ente/Azienda si possono identificare nelle attività di analisi delle necessità, progettazione personalizzata, installazione e configurazione del servizio e nella formazione degli operatori e del responsabile della conservazione sostitutiva, con un’eventuale, ma non necessario, canone di assistenza negli anni successivi (manutenzione ordinaria/straordinaria del servizio, aggiornamenti).

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